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Adressbücher, Notizbücher, To Do-Listen und Scanner sind nur wenige von vielen Hilfsmitteln, die dabei helfen im Alltag den Überblick zu bewahren. Viele dieser Aufgaben können heutzutage auch Smartphones übernehmen. Immerhin haben sie sich schon längst zu treuen, alltäglichen Begleitern entwickelt. 

Die meisten Smartphones bieten bereits vorinstallierte Apps an, um z.B. einen Kalender oder eine To Do-Liste (Aufgaben-Liste) zu führen. Je nach Nutzung und gewünschtem Funktionsumfang kann es aber durchaus Sinn machen, sich die Alternativen in den diversen App-Stores näher anzusehen. Zu welcher App man dann am besten greift, hängt natürlich von vielen verschiedenen Faktoren ab: persönlichem Geschmack, gewünschte Funktionalität, geplante Nutzung und vieles mehr. In vielen Fällen werden die eingetragenen Daten mit registrierten Konten synchronisiert und sind dadurch auch von anderen Geräten oder vom Webbrowser aus aufrufbar. Daher können bereits registrierte Konten, wie z.B. bei Google, Microsoft oder Apple, ebenfalls ein Entscheidungsfaktor sein.

Eines sollte dabei jedoch stets bedacht werden: Datenschutz. Sowohl der Schutz Ihrer Daten, als auch - bei Verwendung von Apps im beruflichen Kontext - jener der Daten Ihrer SchülerInnen. (Klassenverwaltungs-Apps wurden daher in diesem Bericht ganz bewusst ausgespart.) So praktikabel die Apps im Alltag also auch sein mögen, so sollte man sich bei der Nutzung dennoch stets überlegen, welche und wieviele Informationen man innerhalb welcher App preisgeben will. Denn egal wie sehr sich die Entwickler auch um die Sicherheit Ihrer Daten bemühen, so kann doch niemand eine hundertprozentige Garantie abgeben. Abseits davon werden Ihre Daten bei vielen Apps teilweise oder zur Gänze auf Servern außerhalb der EU gespeichert, wodurch sie auch einem anderem und meist weit weniger striktem Datenschutzgesetz unterliegen. Dies gilt jedoch nicht für Apps von Google, Microsoft oder Apple: Die personenbezogenen Daten werden, laut eigenen Angaben, innerhalb der EU gespeichert. 

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Besonders gerne wird das Smartphone als Terminkalender genutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man hat keine Platzprobleme bei zusätzlichen Notizen, kommt in den Genuss einer Erinnerungsfunktion und die Einträge sind, dank Synchronisierung mit einem Account, auch im Verlustfall rekonstruierbar.

• Google Kalender: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Microsoft Outlook: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Cal: Any.do Kalender: kostenlos, nur Android, Registrierung erforderlich
• Kalenderchen: kostenlos, nur Android, Registrierung optional

Die vielfach beliebten Apps Google Kalender und Microsoft Outlook sind kostenlos, synchronisieren sich jeweils mit dem Google- bzw. Microsoft-Konto und bieten umfangreiche Funktionalität. Die Cal-Kalender-App stammt von den Entwicklern der App Any.do, eine To Do-Listen-App die Hand in Hand mit Cal arbeitet (siehe To Do-Listen-Apps). Gegen Bezahlung erhält man eine Premium-Variante von Cal. Die in Deutschland entwickelte App Kalenderchen bedient sich zwar einer gewöhnungsbedürftigen Listenansicht, punktet jedoch beim Datenschutz. Denn die eingetragenen Daten werden am Gerät in einer eigenständigen, isolierten Datenbank gespeichert. Andere Apps können, dem Entwickler zufolge, daher nicht auf die Termine in Kalenderchen zugreifen, auch wenn sie dies bei der Installation fordern. Gegen eine monatliche Gebühr kann man ein Konto zur Synchronisation einrichten, bei welchem die Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden.

Egal ob man sich Notizen zur privaten Urlaubsplanung machen will oder ob man sich einfach nicht merkt, welche Druckerpatronen man nachkaufen muss, Notizen können in vielen verschiedenen Formen äußerst hilfreich sein. So auch im beruflichen: Notizbuch-Apps lassen sich durch die oft vielschichtigen Möglichkeiten zur Strukturierung z.B. auch für die Unterrichtsplanung nutzen. Mit der Notizbuch-App am Handy kann man auch direkt ein Foto des Tafelbilds in die Notizen einbinden - z.B. um beim nächsten Mal genau zu wissen, wo man aufgehört hat.

• Microsoft OneNote: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Google Notizen: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Evernote: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Simplenote: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich

Während Simplenote und Google Notizen eher einfach gehalten sind, bieten Microsoft OneNote und Evernote einen größeren, komplexeren Funktionsumfang. Notizen bestehen dabei längst nicht nur mehr aus Text. Auch Bilder, Audiodateien, Weblinks, PDFs, mit der Handykamera eingescannte Dokumente oder andere Anhänge können, je nach App, eingefügt werden. Bei OneNote, Google Notizen und Evernote kann man seine Notizen auch vom Webbrowser jedes Geräts aufrufen. Simplenote bietet dazu Download-Programme für alle Geräte an.

Fallen im privaten und im beruflichen Bereich mehrere ausständige Aufgaben auf einmal an, kann man schnell den Überblick verlieren. Mit diesen To Do-Listen-Apps kann man sich private oder berufliche Aufgaben notieren, eine digitale Einkaufsliste führen oder auch eine Liste an Büchern oder Filmen, die man noch sehen möchte. 

• 2Do: kostenlos, Android & iOS
• Any.do: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Meistertask: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich
• Wunderlist (zukünftig Microsoft To-Do): kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich

Die Funktionalitäten der hier angeführten Apps sind zu großen Teil gleich. Man kann z.B. mehrere verschiedene To Do-Listen führen und diese auch mit anderen Nutzern teilen und gemeinsam bearbeiten. Einzelne To Do-Einträge können zumeist auch mit Teilaufgaben, Notizen, Anhängen und Erinnerungen versehen werden. Meistertask ist genaugenommen keine To Do-Listen-App, sondern ein Taskmanagement-Tool, das als Privatnutzer aber genauso genutzt werden kann. Wunderlist, Any.do und Meistertask synchronisieren die Daten über registrierte Accounts. 2Do räumt jenen Nutzern, die bereit sind 7,99 Euro in die Pro-Version zu investieren die Möglichkeit ein, die Daten selbstständig über Cloud-Dienste zu synchronisieren. Tut man dies nicht, bleiben die Daten allein auf dem jeweiligen Gerät gespeichert. Ein Hinweis zu Wunderlist: Da das Wunderlist-Team nun im Auftrag von Microsoft an einer To Do-App namens "Microsoft To-Do" arbeitet, soll Wunderlist in absehbarer Zeit nicht mehr weiter entwickelt werden. Es soll jedoch eine Möglichkeit eingeräumt werden, seine Wunderlist-Daten in Microsoft To-Do zu übertragen. Wunderlist und Meistertask unterliegen im Übrigen dem deutschen Datenschutzgesetz.

Natürlich gibt es auch eigene Apps, um den Stundenplan (inklusive Raumangabe) darzustellen. Praktikabel sind dabei auch die Widgets, die die jeweils als nächstes (oder am nächsten Tag) bevorstehende Unterrichtseinheit direkt am Start-Display des Smartphones anzeigen. Abseits davon kann man in beiden Apps mehrere Stundenpläne eintragen, also z.B. den eigenen und die seiner Kinder.

• Stundenplan Deluxe: kostenlos, Android; gleichnamige und ähnlich funktionierende App in iOS
• Stundenplan: kostenlos, nur Android

Eine Registrierung ist bei keiner der genannten Apps erforderlich. Die Daten werden nur lokal, also am Gerät selbst, gespeichert. Zusätzlich können auch Hausaufgaben und bei Stundenplan Deluxe auch Prüfungstermine eingetragen werden.

Das Smartphone kann heutzutage nicht nur den papierenen Kalender und das Notizbuch ersetzen, sondern - zumindest wenn's schnell gehen muss - auch den Scanner.

• OfficeLens: kostenlos, Android & iOS, Registrierung optional

Die App OfficeLens bietet die Möglichkeit Dokumente, Fotos, Visitenkarten oder Whiteboards mit der Smartphone-Kamera zu scannen. Anders als beim Abfotografieren sucht die App OfficeLens dabei selbständig den entsprechenden Bildausschnitt und optimiert automatisch die Einstellungen für bestmögliche Lesbarkeit. Da OfficeLens ein Microsoft-Produkt ist, können die gescannten Skizzen, Notizen oder Arbeitsblätter auch in Word, OneNote, Powerpoint und Co. übernommen werden.

Man kennt das vielleicht: Beim Surfen oder in sozialen Medien stolpert man über einen interessanten Artikel, ein beeindruckendes Video oder eine tolle Webseite, hat aber gerade nicht die Zeit, sich näher damit zu beschäftigen. Um genau solche Web-Fundstücke nicht aus den Augen zu verlieren, bietet sich die App Pocket an.

• Pocket: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich

Mit Pocket können Artikel, Videos oder Webseiten gespeichert werden, so dass man sie später wieder aufrufen und ansehen kann. All diese digitalen Fundstücke lassen sich auch organisieren, archivieren und mit Schlagwörtern versehen.

• IFTTT: kostenlos, Android & iOS, Registrierung erforderlich

IFTTT ist die Abkürzung für "If this then that", was das Prinzip der App bereits bestens beschreibt. Mit IFTTT ist es möglich, eigene oder vorgeschlagene Automatismen am Handy zu aktivieren. Die App muss dazu jedoch im Hintergrund laufen. So kann man z.B. automatisch das WLAN einschalten wenn man nach Hause kommt, E-Mail-Anhänge automatisch in einer Cloud speichern oder das Smartphone automatisch auf Lautlos schalten wenn man den Arbeitsplatz erreicht. Da die App auf viele andere, gängige Apps zugreifen kann, sind viele verschiedene Szenarien denkbar.

• Quiet Classroom: kostenlos in Android; gleichnamige und ähnlich funktionierende App um 2,29 Euro in iOS

Ja, sie lesen richtig: Es gibt sogar Apps, die den Lärmpegel im Unterricht steuern wollen. Dazu gibt man beim Start der App den maximalen Lärmpegel in Dezibel an und lässt die App nebenher im Unterricht laufen. Wird der Lärmpegel überschritten, schallt ein Alarm-Ton los. Ob die App tatsächlich für mehr Ruhe im Klassenzimmer sorgt oder doch eher zur Belustigung der SchülerInnen beiträgt, obliegt der individuellen Einschätzung. Eine kreative Idee ist es aber jedenfalls.