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Egal ob es um eine Weihnachtsfeier, eine gemeinsame Fortbildung, einen Ausflug oder um eine Besprechung geht: Je mehr Menschen beteiligt sind, desto schwieriger wird oftmals das Finden eines passenden Termins. Mit dem kostenlosen Online-Tool Doodle wird dieser Prozess deutlich vereinfacht. Dabei wird durch das Erstellen einer Online-Umfrage die für alle TeilnehmerInnen geeignetste Termin-Option ersichtlich. Das Tool kann kostenlos und ohne Registrierung oder Login genutzt werden.

Öffnen Sie www.doodle.com und klicken Sie auf Doodle Umfrage erstellen bzw. Doodle erstellen. Geben Sie im sich nun öffnenden Fenster einen Titel (bzw. Anlass) für die Termin-Umfrage ein. Optional können Sie auch einen Ort oder eine Notiz hinzufügen.

Im nächsten Schritt wählen Sie die Zeitfenster aus, über die die Umfrage-TeilnehmerInnen abstimmen sollen. Mittels Klick auf den Kalender können Sie die Daten wählen, die zur Abstimmung stehen sollen. Optional können Sie rechts neben dem Kalender zusätzlich auch Uhrzeiten angeben. Mit einem Klick auf Woche wechseln Sie bei Belieben die Kalenderansicht. Unter Einstellungen können Sie die Umfragemöglichkeiten anpassen und z.B. eine vertrauliche Umfrage gestalten oder zusätzliche Antwortmöglichkeiten einräumen.

Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, werden Sie im nächsten Fenster dazu aufgefordert, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben und die Umfrage mit Klick auf Fertig abzuschließen. Kopieren Sie den nun angezeigten Link und versenden Sie ihn selbst via E-Mail an jene, die an der Umfrage teilnehmen sollen oder geben Sie die E-Mail-Adressen der Umfrage-TeilnehmerInnen direkt auf Doodle ein. 

Die Umfrage-TeilnehmerInnen müssen lediglich Ihre Namen eingeben, mittels Häkchen die für sie geeigneten Termine auswählen und auf Fertig klicken. Bei Bedarf können auch Kommentare hinterlassen werden.

Sobald alle nötigen Personen die Umfrage beantwortet haben, wird dank der grünen Häkchen rasch ersichtlich, welches Zeitfenster sich am besten für einen gemeinsamen Termin eignet.

Mit den entsprechenden Einstellungen eignet sich Doodle auch, um eine Terminabfolge mit mehreren Personen zu koordinieren, z.B. für mehrere, aufeinander folgende Vieraugengespräche. Wählen Sie dazu in den Einstellungen, je nach Bedarf, z.B. Beschränke die Anzahl der Teilnehmenden pro Option und Teilnehmer können nur eine Option wählen aus. So kann jede(r) Teilnehmende das für sie/ihn passende Zeitfenster auswählen, bereits belegte Zeitfenster stehen den anderen TeilnehmerInnen nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Im Auftrag des Bundeskanzleramts wurde mit Termino eine österreichische Plattform zur Abstimmung von Terminen (speziell, aber nicht nur) für MitarbeiterInnen im öffentlichen Dienst entwickelt. Eine Termino-Abstimmung lässt sich nach dem gleichen Prinzip wie bei Doodle erstellen, bietet im Vergleich jedoch weniger Funktionen. Ein Vorteil an Termino ist jedoch, dass es dem österreichischen Datenschutzrecht unterliegt.